مدیریت امور اداری
مقدمه
در چرخه‌ی فعالیت‌های سازمانی، کارکنان مهمترین رکن هر سازمان محسوب می‌شوند. کارکنان در هر سازمانی، شامل سطوح مختلف شغلی بوده، لذا برای مدیریتِ موارد امور آنها نیاز است نظم اداری برقرار بوده تا الزامات قانونی در این خصوص در مواقع لازم در دسترس و مورد استفاده قرار گیرد.
در این مقاله قصد داریم به نحوه مدیریت امور اداری کارکنان از جمله موضوعاتی از قبیل قرارداد کارکنان، انفصال و تسویه حساب کارکنان و اجرای مقررات اداری شامل مرخصی، ماموریت، اضافه‌کاری و … اشاره کنیم. این موضوعات فارغ از مقررات داخلی هر سازمان بایستی بر اساس قوانین جاری وزارت کار و رفاه اجتماعی و سازمان تامین اجتماعی رعایت و اجرا شود.
واحد اداری
واحد اداری سازمان‌ها متولی موضوعاتی از قبیل موارد قانونی، قراردادهای همکاری با کارکنان، موضوعات اداری (مرخصی، ماموریت، اضافه‌کار، کارکرد)، بیمه‌های تامین اجتماعی و تکمیل درمان و محاسبه سنوات سالیانه و کارکردهای منجر به پرداخت‌های کارکنان می‌باشد. در گذشته واحدهای اداری و منابع انسانی تحت عنوان واحد اداری و بعضا اداری مالی تعریف می‌شدند و مدیران ارشد سازمان‌ها توقعی بیش از رعایت قوانین و جلوگیری از هرگونه عواقب قانونی برای سازمان را از این واحد نداشتند. با توجه به ظهور مدیریت منابع انسانی در دوران انقلاب صنعتی و تکامل آن در اواخر قرن بیستم در شرکت‌های خارجی، سازمان‌های ایرانی هم به سمت ایجاد یا بروز رسانی واحدهای اداری خود حرکت کرده و تقریبا از اواسط دهه ۸۰ شمسی این واحدها تحت عنوان اداری و منابع انسانی به کار خود ادامه دادند. هر چند هنوز هم در برخی از شرکت‌های کوچک در ایران، این واحد کماکان به صورت مشترک با واحد مالی توسط یک مدیر اداره می‌شود، لیکن فرهنگ وجود یک واحد منابع انسانی مستقل به عنوان متولی اجرای فرایندهای تخصصی در این حوزه در اغلب سازمان‌های ایرانی کاملا جاری بوده و فرایندها نیز به صورت تخصصی و علمی پیاده‌سازی می‌شود.
زیرساخت‌های اداری و منابع انسانی
در حوزه اداری و منابع انسانی سازمان‌ها، فرایندهایی از قبیل برنامه‌ریزی راهبردی، جذب و ترک کارکنان، نظام شایستگی کارکنان، مدیریت استعداد، آموزش و توسعه کارکنان، انگیزش، نظام‌های جبران خدمات کارکنان، و زیرساخت‌های اداری و منابع انسانی وجود دارد و معمولا سازمان‌ها بر اساس سطح بلوغشان، در استقرار و پیاده‌سازی این فرایندها اقدام می‌کنند.
موضوع مهمی که در برخی از سازمان‌ها مغفول می‌ماند، عدم توجه به زیرساخت‌های اداری و منابع انسانی است. منظور از این زیرساخت‌ها، همان اقدامات اولیه در راستای ایجاد و تشکیل واحد اداری و منابع انسانی و رعایت الزامات قانونی و حاکمیتی مانند قانون کار و تامین اجتماعی و بهداشت و سلامت بوده و علاوه بر آن استفاده از سیستمهای نرم‌افزاری و سخت‌افزاری مورد نیاز برای اجرای صحیح و به موقع موضوعاتی از قبیل تردد کارکنان و سیستمهای اطلاعاتی بروز کارکنان می‌باشد. طبیعی است با نداشتن این موارد و عدم توجه و رعایت این قوانین، استقرار و پیاده‌سازی هر کدام از فرایندهای منابع انسانی دچار عارضه شده و به جرات می توان گفت که این نظام‌ها و فرایندها به درستی پیاده‌سازی و حتی در برخی موارد توسط کارکنان پذیرفته نخواهد شد.
مزایای ایجاد زیرساخت‌های اداری و منابع انسانی
اگر بخواهیم طبقه‌بندی شده به مزایای استقرار زیرساخت‌های اداری و منابع انسانی بپردازیم، می‌توان این مزایا را به شرح زیر لیست نمود:
همراهی و پیروی از قوانین جاری در کشور
جلوگیری از عواقب ناشی از عدم رعایت قوانین برای سازمان
بالا بردن حس تعلق و امنیت شغلی در بین کارکنان به واسطه‌ی رعایت قوانین و شفافیت
ارتقا برند کارفرمایی در بازار کار
افزایش میزان رضایت کارکنان
ایجاد فرهنگ سیستمی در سازمان بر اساس قواعد و مقررات تعریف شده
ایجاد محیط کار ایمن و سالم در ابعاد جسمانی و روانی برای کارکنان
زمینه‌سازی فرهنگی و سیستمی برای استقرار و پیاده‌سازی فرایندهای توسعه منابع انسانی
موانع ایجاد زیرساخت‌های اداری و منابع انسانی
علیرغم اینکه به مزایای ایجاد زیرساخت‌ها اشاره کردیم و تقریبا به عنوان امری مسجل در ابتدای راه‌اندازی سازمان‌ها، نیاز به تشکیل و ایجاد زیرساخت‌ها کاملا مشهود است، لیکن برخی از مدیران ارشد، این موضوع را مهم تلقی نکرده و در ابتدای کار تمرکز خود را بر راه‌اندازی کسب و کار می‌دانند. به طور اجمالی موانعی که می‌تواند در ایجاد زیرساخت‌های اداری و منابع انسانی وجود داشته باشد به شرح زیر می‌باشد:
عدم اهمیت موضوع نزد مدیران ارشد
واگذاری موضوع راه‌اندازی واحد اداری و منابع انسانی به افراد غیرتخصصی
نداشتن تجربه مدیران ارشد در برخورد با موضوعات قانونی و بیاطلاعی از عواقب آن
نگاه هزینهای مدیران ارشد به واحد اداری و منابع انسانی
عدم وجود تفکر سیستماتیک مدیران ارشد و وجود نگاه سنتی به واحد اداری و منابع انسانی
پیشنهاد راه حل برای شرکت‌های با جمعیت کم و متوسط
اگر شما هم صاحب شرکتی کم جمعیت یا با جمعیت متوسط هستید، یا در این نوع شرکت‌ها فعالیت‌می‌کنید و فردی دلسوز برای مجموعه خود می‌باشید. بهترین راه‌حلی که در کشورهای توسعه یافته برای این مهم خلق شده، استفاده از خدمات برونسپاری منابع انسانی است. به این ترتیب که به جای تلاش‌های بی‌نتیجه، بخش ادارای خود را به شرکت‌های متخصص این حوزه بسپارید و از مزایایی آن با سرمایه‌گذاری کمتر بهره‌مند شوید.
نتیجه‌گیری
در پایان می‌توان چنین گفت که زیرساخت‌های لازم برای برقراری هر نظام و فرایندی به مثابه‌ی پی ریزی ساختمانی بزرگ تعبیر می‌شود که هر چقدر این پیریزی اصولی و قانونمند انجام شود، طبقات بالاتر این سازه با اطمینان بیشتری ساخته و پابرجا مانده و در بحران‌ها دست‌خوش فروریختن نخواهند شد. راه‌کاری پیشنهادی ما در رادمان، پیوستن به طرح برونسپاری منابع انسانی است، تا شما را در دستیابی به اهداف اساسی کسب و کارتان یاری نمایید.
دیدگاه شما