چگونه تیم خود را کارآمدتر کنید
کار گروهی موثر کلید موفقیت برای اکثر مشاغل است، اما ایجاد یک تیم کارآمد می تواند کار سختی باشد. با این حال، دست یافتنی است. با توسعه یک برنامه محکم و یک رویکرد متواضعانه می توانید تیم خود را به یک تیم کارآمد تبدیل کنید و آنها را در مسیر موفقیت قرار دهید.
چه چیزی یک تیم را موثر می کند؟
راه های مختلفی وجود دارد که می توانیم قضاوت کنیم که آیا یک تیم کارآمد، سازنده و موثر است یا خیر. راه ساده درک این موضوع که شما در مسیر درستی قرار دارید یا خیر این است که KPI ها، OKR ها و سایر اهداف را اندازه گیری و پایش کنید. مورد دیگر سنجش میزان مشارکت کارکنان و انجام نظرسنجی است تا مشخص شود اعضای تیم چه احساسی نسبت به نقش خود، جایگاه خود در تیم و نحوه انطباق خویش در شرکت دارند.
عوامل مختلفی وجود دارد تا به واسطه آنها پی ببریم که یک تیم موثر عمل می کند یا خیر ولی فهرست کردن همه آنها تقریباً غیرممکن است. با این حال، برخی از مهم‌ترین آنها رضایت کارکنان، آموزش کافی، فرصت‌های آموزشی متقابل، همکاری، و همچنین جو مثبت تیمی و کاری است (آیا محیط کاری امن و مثبت است).
هر یک از این عوامل به طور قابل توجهی بر عملکرد همه افراد در تیم و در نهایت عملکرد کلی تیم تأثیر می گذارد. در ادامه به نکاتی اشاره می کنیم که به شما کمک می‌کند تا میزان کارآمدی و اثربخشی آنها را افزایش دهید.
چگونه کارایی تیم را بهبود می دهید؟
1-مهارت های شنیداری را توسعه دهید
2-ارتباطات را بهبود بخشید
3-جلسات کارآمدتری را برگزار کنید
4-روش های انجام کار را بررسی کنید و به چالش بکشید
5-از اقدامات گذشته درس بگیرید
6-اهداف واضح و مشخص ایجاد کنید
7-نقاط قوت و ضعف تیم را بشناسید
8-سطح تعامل با اعضاء تیم را بالا ببرید
9-روحیه کار تیمی را تقویت کنید
10-مهارت های رهبری خود را تقویت کنید
1-مهارت های شنیداری را توسعه دهید
گوش دادن یکی از اساسی‌ترین مهارت‌هایی است که برای مؤثر و کارآمد بودن در کار روزمره و زندگی شخصی‌مان به آن نیاز داریم، با این حال اغلب به اهمیت یک مهارت توجهی نمی‌کنیم یا اعتبار کمی برای آن قائل هستیم. تیمی که اطلاعات را می شنود و دریافت می کند بهتر می تواند آن را پردازش کند و آن ایده ها، افکار و نظرات را به عمل تبدیل کند. هر عضو باید فعالانه گوش کند تا با کاهش سوءتفاهم ها به کارآمدتر شدن خود و ارتقاء عملکرد تیمی کمک کند.
بهبود مهارت شنیداری باعث صرفه جویی در زمان خواهد شد زیرا از تکرار و مرور موضوعات و نکات و مباحثی که قبلاً به طور عمیق به آن پرداخته شده است جلوگیری می کند. همچنین گوش دادن فعال نه تنها باعث صرفه جویی قابل توجهی در زمان و انرژی می شود بلکه از سردرگمی و یکنواختی جلسات، بحث ها و به روز رسانی ها کم خواهد شد. افراد نیازی به تکرار مباحث ندارند و احساس نمی کنند که با دیوار صحبت می کنند. بنابراین بهبود گوش دادن به ایجاد کارایی و روحیه تیمی کمک می کند.
2-ارتباطات را بهبود بخشید
پس از گوش دادن نوبت صحبت کردن، بازخورد دادن و برقراری ارتباط موثر است. برقراری ارتباط موثر و بیان شفاف خواسته ها و انتظارات، اثربخشی را بهبود می بخشد. بدون ارتباط شفاف، اعضای تیم ممکن است وظایف محول شده را درک نکنند که می تواند باعث کار اضافی و ناامیدی شود. باز کردن خطوط ارتباطی باعث افزایش شفافیت و صداقت در یک تیم می شود و سوء تفاهم ها را به حداقل می رساند.
تیم هایی که به خوبی ارتباط برقرار می کنند، زمان کمتری را صرف توضیح پروژه ها، طرح ها و ایده ها و زمان بیشتری را صرف جمع آوری ایده های جمعی خود می کنند.
آنها همچنین می توانند اختلافات را بهتر مدیریت کنند و راه حل ها را به طور موثرتر و مثبت تر بیابند. با برقراری ارتباط زودهنگام و مکرر، به احتمال زیاد ورودی های ارزشمند بیشتری از منابع مختلف دریافت خواهید کرد که می تواند به یافتن راه حل های خلاقانه برای حل مسائل و موانع موجود کمک شایانی نماید.
3-جلسات کارآمدتری را برگزار کنید
اگر می‌خواهید تیم کارآمدتری بسازید، به عنوان یک رهبر باید الگوی قوی‌تری داشته باشید که همه بتوانند به راحتی از آن پیروی کنند. یک راه موثر برای انجام این کار، برگزاری جلسات کارآمد و موثر است. همه ما تجربه حضور در جلساتی با برنامه ریزی ضعیف را داشته ایم. جلسات طولانی و بی حاصل که هدف و خروجی مشخصی نداشتند یا جلساتی که می شد با یک ایمیل یا تلفن بهتر آنرا مدیریت کرد.
تنظیم دستور جلسه، دعوت از شرکت کنندگان موثر و مرتبط، برنامه ریزی برای مشارکت اعضا ، و حذف موارد غیر ضروری از جلسات، نوشتن صورتجلسه، هدایت موثر جلسات، مکان مناسب، رعایت زمان شروع و پایان اعلام شده، کوتاه بودن زمان جلسات، پیگیری مصوبات جلسه یک نقطه شروع عالی است. اقداماتی را انجام دهید که جریان جلسات را بهبود بخشد.
۴-روش های انجام کار را بررسی کنید و به چالش بکشید
برای یافتن راه کارهای بهبود فعالیت های ناکارآمد، باید به دقت فرایندهای انجام کار کنونی تیمتان را بررسی کنید. هر تیمی با توجه به شرایط از استاندارد ها و دستورالعمل های کاری متفاوت و مختص به خود استفاده می کند. شما می توانید با به چالش کشیدن این هنجارهای عملی، به کاهش ناکارآمدی ها و ایجاد یک فرآیند ساده تر کمک کنید.
به عنوان مثال شما می‌توانید با تعریف فرآیند دورکاری، ایجاد شناوری در ساعت کاری، پیاده سازی سیستم های نوین کاری، برگزاری جلسات چابک، ساده‌سازی فرآیندها، حذف راه‌حل‌های غیرضروری و تفویض اختیار اصولی، گام های موثری برای تحقق این امر بردارید.
5-از اقدامات گذشته درس بگیرید
ارزیابی پروژه ها و دستاوردهای گذشته راهی عالی برای یادگیری و ارتقا است و دانش حاصله کمک می کند تا ما تبدیل به یک تیم کارآمدتر شویم. شما با نگاه به عملکرد گذشته خویش و بررسی یک پروژه تمام شده و شناسایی ناکارآمدی ها و برجسته کردن رفتارهای مثبت به اطلاعاتی مهم و قابل تاملی دست می یابید که به شما این امکان را می دهد که بینش بیشتری در مورد نحوه عملکرد تیم خود، مشکلات احتمالی که در آینده با آنها روبرو می شوند و بهترین روشهای انجام یک فعالیت، به دست آورید.
این روش یکی از موثرترین شیوه های یادگیری تیمی است. در واقع ما از آنچه در گذشته اتفاق افتاده می آموزیم تا در شرایط مشابه آینده با موفقیت بیشتری اقدام کنیم. روح حاکم بر این نوع یادگیری اول شفافیت ، دوم درس آموزی و یاد گیری و سوم و مهم تر از همه، خودداری ازپیدا کردن و سرزنش کردن مقصر است.
این نوع یاد گیری خیلی کاربردی بوده ویکی از ابزارهای مهم مدیریت دانش است و به نوعی گزارش بازخورد هم تلقی می شود و به چرخه بهبود مستمر شباهت زیادی دارد.
6-اهداف مشترک و مشخص ایجاد کنید
کارآمدترین تیم ها با هم برای رسیدن به یک هدف مشترک کار می کنند. اهداف مرتبط را ایجاد کنید و با همه به اشتراک بگذارید تا همه تیم اهداف و نتایج مورد انتظار از خود را درک کنند. این کار برنامه ریزی فعالیت ها و پروژه ها را بسیار آسان تر می کند و به تیم شما امکان می دهد بیشتر روی کار تمرکز کنند.
این اهداف باید به خوبی تعریف و مشخص شوند تا اعضای تیم بتوانند کار و فرآیند خود را با در نظر گرفتن اهداف برنامه ریزی کنند. یادمان باشد هدف خوب باید SMART باشد:
Specific ؛ محدوده و موضوع آن کاملاً شفاف و مشخص است
Measurable ؛ می‌توان آن را به شکل کمّی و عددی سنجید و اندازه گیری کرد
Assignable ؛ دست یافتنی بوده و مشخص باشد چه کسی مسئول تحقق آن است
Realistic ؛ واقع‌بینانه و با توجه به منابع در دسترس، قابل دستیابی باشد
Time-related ؛ مشخص شده که این هدف باید در چه زمانی محقق شود
با بررسی مسیر رسیدن به اهداف، فرصت خواهید داشت فرآیندها را اصلاح کنید و با گذشت زمان خواهید دانست که چگونه اهداف واقع بینانه ای تعیین کنید که روحیه شما را تقویت کرده و ارزش تیمتان را ثابت کند.
7-نقاط قوت و ضعف اعضاء تیم را بشناسید
هر یک از ما در جنبه های خاصی از کار خود تسلط بیشتری داریم و واضح است که وقتی نفرات با توانمندی های مختلف در یک تیم جمع می شوند نمی توان توقع عملکرد صد در صدی از آن تیم را داشت و طبیعتاً در برخی زمینه‌ها بالاتر از انتظارات عمل می شود و در برخی دیگر پایین تر. به عنوان یک رهبر، تشخیص نقاط ضعف و قدرت تیم و تمرکز بر نقاط قوت اشخاص در تیم و سپردن وظایف و مسئولیتها با در نظر گرفتن توانمندی هر شخص مزایای خاص خود را دارد.
هیچ کس دوست ندارد وظایفی را انجام دهد که در آن ها عملکرد ضعیفی دارد. کارمندان این فرصت را دارند که کاری را که دوست دارند انجام دهند. افزایش مشارکت ارتباط تنگاتنگی با کارایی و اثربخشی دارد و بهترین راه برای بهبود مشارکت، لذت بخش کردن کار است.
با کار بر روی نقاط قوت جمعی تیم، به طور مستمر عملکرد را در بهترین سطح خود حفظ می کنیم و روحیه و اعتماد به نفس تیم را افزایش خواهیم داد همچنین با کنترل و کاهش نقاط ضعف، کمک می کنیم توانمندی تیم به بالاترین سطح ممکن برسد. یادمان باشد توانمندی و کارآمدی یک تیم به عملکرد ضعیف ترین عضوش وابسته است، بنابراین کمک به بالا بردن توانایی های آن فرد، عملکرد کلی تیم را بهبود می بخشد.
8-سطح تعامل با اعضاء تیم را بالا ببرید
سطح تعامل و مشارکت کارکنان ارتباط تنگاتنگی با عملکرد شغلی، رضایت شغلی کلی و طیف گسترده ای از سایر معیارهای مرتبط با منابع انسانی دارد. ثابت شده است که کارکنان متعهد و با انگیزه، مولدتر و در نتیجه کارآمدتر هستند. به عنوان یک رهبر یا مدیر تیم، برقراری تعامل منظم با اعضای تیم و ایجاد یک فضای باز و امن برای گفتگوهای صریح و بی واسطه بهترین راه برای اطمینان از بالا ماندن سطح مشارکت است.
شنیدن صدای کارمندان، راه خوبی برای نظارت بر مشکلات احتمالی و یافتن راه حل های موثر است. شاید در ظاهر همه چیز خوب به نظر برسد ولی امکان دارد پس از مدتی از بروز برخی مشکلات در آینده غافلگیر شوید. آن دسته از مدیرانی که در تماس نزدیک و منظم با تیم خود هستند، می‌توانند برای بهبود سطح تعامل با ارائه فرضیه‌ها و تئوری‌هایی مبنی دلایل کاهش رضایت کارکنان و چگونگی جلوگیری از آن کار کنند.
9-روحیه کار تیمی را تقویت کنید
پس از ایجاد و بهبود سطوح تعامل، اکنون باید روحیه تیمی را مورد بحث قرار دهیم. وقتی اعضاء تیمی به خوبی با هم کار می‌کنند، از کاری که انجام می‌دهد لذت می‌برند و ارزش تلاش‌های جمعی و فردی خود را می‌بینند، احتمالاً به گروهی نزدیک تبدیل می‌شوند که کارآمدتر و مؤثرتر عمل می‌کنند.
تقویت روحیه تیمی اغلب دور از شعارها و کلیشه های رایج و خارج از اتاق های جلسه اتفاق می افتد. جشن گرفتن برای موفقیت های کوچک و بزرگ و تشویق تیم به عملکرد بهتر و نشان دادن اینکه عملکرد خوب تیم چگونه بر رشد و پیروزی های شرکت تأثیر می گذارد از موارد افزایش روحیه کار تیمی است. فرهنگ تقدیر و تمجید از یکدیگر پس از انجام کارهای مثبت را به عنوان یک هنجار رواج دهید.
10-مهارت های رهبری خود را تقویت کنید
سقف عملکرد یک تیم به اندازه ظرفیت و توانمندی کسانی است که آنها را رهبری می کنند. شما مطمئناً توانایی بیشتری در انتقال تصمیمات به تیم خود و اجرای برنامه های خود برای کمک به کارآمدتر شدن تیم با ایجاد الگوی خوب و تلاش فعالانه برای تقویت مهارت های رهبری خود دارید. رهبری یک مهارت و یک ویژگی است که باید توسعه داده شود و تقویت شود.
برخی از ما ممکن است تصور کنیم استعداد ذاتی برای رهبری داریم و نیازی به تقویت مهارتهای خویش نداریم، ولی این تصور اشتباه است و کسانی که در موقعیت های رهبری هستند باید زمان بگذارند تا یاد بگیرند که چگونه یک رهبر خوب باشند. شما می توانید یاد بگیرید که چگونه به روش های مختلف رهبری کنید. شرکت در دوره های مدیریت و رهبری، خواندن کتاب یا یافتن یک مربی و کوچ، باعث بهبود و توسعه فردی خود شده و یاد میگیرید چگونه با تبدیل شدن به یک رهبر خوب، می توانید به کارآمدتر شدن تیم کمک کنید.
حالا نوبت شماست بروید و یک تیم کارآمد بسازید!
دیدگاه شما