مقدمه

آیا تا کنون به راهکارهایی که می‌تواند بازدهی و عملکرد واحد منابع انسانی سازمان شما را بهبود دهد فکر کرده‌اید؟ آیا برآوردی از هزینه‌ها یا منابع نیروی کار هدر رفته در هر یک از واحدهای سازمانی به‌ویژه منابع انسانی که ناشی از تصمیمات اشتباه یا عبور از مسیرهای تجربه نشده بوده، داشته‌اید؟ چگونه می‌توان در مسیر فعالیت‌های مرتبط با منابع انسانی، با اطمینان خاطر بیشتر و در جهت بهبود عملکرد نیروهای سازمان قدم برداشت؟ یا بطور کلی چگونه می‌توانید برند و شرایط کارفرمایی سازمان خود را در این حوزه، در بالاترین سطح ممکن نگاه دارید؟

این‌ها همه از مسائلی است که فارغ از اندازه سازمان، زمینه فعالیت، و نوع اداره شرکت، از دغدغه‌های تمام کارفرمایان و صاحبان کسب و کارها است. بدیهی است که جهت رشد و ارتقاء در این مسیر، عوامل و ابزارهای متعددی می‌تواند در میان راهکارهای شما جای گیرد، ولی بخش مهمی از این امکانات – که در درجه اول موجب سرعت بخشیدن، مستند‌سازی و مدیریت دانش، و دوری از خطاهای متعدد است – استفاده از تکنولوژی و راهکارهای بروز متکی بر تکنولوژی‌های دیجیتال است.

ما در این نوشته کوتاه، سعی داریم شما را با مفاهیم زیرساختی این حوزه که سنگ بنای اصلی تمام راهکارهای مدرن است، بیشتر آشنا کنیم. سیستم‌های اطلاعاتی یکپارچه جهت نگهداری، پالایش، گزارش‌گیری و تصمیم‌سازی در حوزه منابع انسانی، در این نوشته کوتاه معرفی شده است. بدیهی است که جزییات این مفاهیم و تمام امکاناتی که می‌تواند با تکیه بر این زیرساخت‌ها در سازمان شما جاری و مورد استفاده قرار گیرد، نگاه و جزیی‌نگری بسیار مفصل‌تری را می‌طلبد که از حوصله این بحث خارج است، ولی جزییات هر یک در سلسله نوشتارهای دیگر، یا در مشاوره‌های تخصصی، می‌تواند مورد بررسی قرار گیرد.

 سیستم یکپارچه مدیریت منابع انسانی

سیستم یکپارچه مدیریت منابع انسانی (HRMS[1])، در تعریف عام آن، یک راهکار دیجیتال و آنلاین برای ورود اطلاعات منابع انسانی، دسترسی سریع به سوابق داده‌ها، و انجام عملیات مرتبط با منابع انسانی (HR[2])، مانند محاسبه حقوق و دستمزد، ثبت اسناد مالی مرتبط، فرآیند‌های جذب و استخدام، ثبت قراردادها، و دیگر فرآیندهای مالی و اداری است.

در یک نگاه گسترده‌تر و با افزایش دامنه کاربرد HRMS، امکانات دیگری نیز به چنین سیستم‌هایی افزوده شده به‌طوری که امروزه این امکانات بخشی از تعریف سیستم‌های اطلاعاتی منابع انسانی است. این امکانات شامل، ثبت اطلاعات پرسنلی از سوی کارمندان، ارائه داشبوردهای گزارش‌دهی با استفاده از اطلاعات به‌روز شده[3]، شکل‌دهی روابط و شبکه‌های اجتماعی داخلی[4] ، راهکار ارتباطات داخلی[5] ، بازی‌سازی[6] ، و راهکارهای دیگری است که فرآیندها و دغدغه‌های جدید در حوزه منابع انسانی را پوشش داده و موجب تعامل بیشتر دو سویه از سوی کارکنان از یک طرف و مدیران یا کارفرمایان آن‌ها از سوی دیگر می‌شود. با افزوده شدن چنین امکاناتی به این پلتفرم‌ها یا سرویس‌های آنلاین[7] ، تعاریف و عناوین دیگری نیز برای سیستم‌های این حوزه مطرح می‌شود. هرچند که تفاوت‌هایی که مرز میان چنین سیستم‌هایی را در سطح تعاریف اولیه مشخص می‌کند در ادامه به اختصار توضیح داده خواهد شد، در ادامه مطالب از عبارت HRMS بعنوان یک تعریف عام و پوشش دهنده برای توصیف کلی تمام این سیستم‌ها استفاده شده است.

عناوین حوزه HRMS

در ادامه به تعریف مختصری از عبارات HRIS، e-HRM[8]، HRMS[9] و ESS[10] می‌پردازیم. با اینکه هر کدام از این عبارات و پلتفرم‌ها در تعریف خود حوزه‌های مشخصی را پوشش داده و مرز ظریفی میان آن‌ها وجود دارد، ولی امروزه با ترکیب امکانات مختلف در چنین پلتفرم‌هایی، تفکیک این تعاریف و قراردادن نرم‌افزارها و پلتفرم‌های موجود در تنها یکی از این دسته‌ها غیرممکن می‌نماید و بنابراین همانطور که در بالا اشاره شد، عبارت HRMS را بعنوان یک تعریف پوششی برای تمام این امکانات استفاده خواهیم کرد.

e-HRM

سیستم مدیریت الکترونیکی (دیجیتال) منابع انسانی که به اختصار e-HRM یا HRM نامیده می‌شود، نرم‌افزار یا پلتفرمی است که می‌تواند در یک شبکه داخلی[11] و یا تحت شبکه اینترنت، فعالیت‌های همزمان حداقل دو نفر یا گروهی از کاربران را در حوزه فعالیت‌های منابع انسانی پشتیبانی نماید (Strohmeier, 2007). این فعالیت‌ها طیف وسیعی از فرآیندهای اداری و سازمانی شامل ثبت درخواست‌های مرتبط با حوزه منابع انسانی و گردش اطلاعات، تا فرآیندهای داخلی واحد منابع انسانی در حوزه مدیریت را شامل می‌شود. از این رو کاربران سیستم‌های e-HRM تنها به کارشناسان و مدیران واحد منابع انسانی سازمان‌ها محدود نمی‌شود و تمام کارمندان از محیط کاربری این نرم‌افزار استفاده خواهند کرد.

HRIS

سیستم اطلاعات منابع انسانی، در مقایسه با e-HRM، ابزار استفاده در واحد منابع انسانی است و هدف آن فرآیندهای این بخش از سازمان است (Alshibly, 2011). HRIS یک پایگاه داده[12] (دیتابیس) یا مجموعه‌ای از دیتابیس‌های مجزا است که امکان رهگیری و دستیابی به اطلاعات و سوابق اطلاعات مرتبط با کارمندان و HR را ارائه می‌دهد. بر این اساس، HRIS انباری از داده‌هاست که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با استفاده از اطلاعات طبقه‌بندی شده، تصمیم‌گیری‌های هوشمندانه‌تری برای توسعه و یا پیشگیری از مشکلات احتمالی داشته باشند.

 ESS

ESS یکی از امکانات مدرن در سیستم‌های HRMS است. ESS از طریق پرتال اختصاصی سازمان‌ها، به کارمندان دسترسی انجام بسیاری از فرآیندهای مرتبط با منابع انسانی و وظایف کاری آن‌ها را می‌دهدکه در روش‌های سنتی غالبا توسط واحد منابع انسانی انجام و مدیریت می‌شد، مانند: بروز رسانی اطلاعات پرسنلی و اطلاعات تماس شخصی، مشاهده و دریافت فیش حقوقی، مشاهده قراردادهای همکاری، ثبت درخواست‌های مرخصی، ثبت ماموریت و هر گونه درخواستی که نقطه شروع فرآیند آن از سوی کارمندان است.

HRMS

HRMS مجموعه کاملی از امکانات است که تمام تعاریف بالا را پوشش می‌دهد. سازمان‌ها از HRMS برای مدیریت و پیگیری اطلاعات، و تمام فرآیندها و امور مرتبط با کارمندان در حوزه HR استفاده می‌کنند. HRMS همچنین جهت مشاهده و بهبود بازدهی کارمندان، یافتن نیازهای آموزشی، دریافت گزارش کارکرد، محاسبه حقوق و دستمزد و گردش اطلاعات مرتبط با اسناد و مدارک قانونی کارمندان مانند قراردادها و احکام استفاده می‌شود. ارزیابی کارمندان و مدیران و سازمان بعنوان ارائه دهنده خدمات، از دیگر کاربردهای HRMS است. از آنجا که تعریف ما از سیستم آنلاین مدیریت منابع انسانی، استفاده از به‌روزترین امکانات و خدمات در این حوزه است، در ادامه از عنوان HRMS برای اشاره یه این ابزارها و امکانات استفاده شده است.

 فواید استفاده از HRMS

بر اساس تعاریف و توضیحات بالا برخی از امکانات HRMS شامل موارد زیر است:

گردآوری اطلاعات پرسنلی و دستیابی سریع به اطلاعات به‌روز، گردش اطلاعات بصورت یکپارچه و کنترل سطوح دسترسی به اطلاعات

فرآیند ثبت اسناد و مدارک پرسنلی مانند قراردادها، احکام، اسناد مالی مرتبط با پرداخت‌های حقوق و دستمزد

ثبت درخواست مرخصی و ماموریت از سوی کارمندان، ارائه گزارش‌های کارکرد پرسنل و محاسبه حقوق و دستمزد، مشاهده و دریافت فیش حقوقی

افزایش و تسریع ارتباطات داخلی مرتبط با امور کاری و خصوصا امور مرتبط با حوزه منابع انسانی

ایجاد gamification جهت افزایش تعامل پرسنل با یکدیگر و با سازمان

بر این اساس HRMS را می‌توان بخش کوچکی از سیستم‌های ERP[13] (برنامه‌ریزی منابع سازمانی) تعریف کرد که اختصاصا جهت فرآیندهای مرتبط با واحد HR توسعه داده شده است. از برترین مزیت‌های سیستم‌های ERP ارائه داشبوردهای گزارش‌دهی آنلاین برای مدیران است که آن‌ها را قادر می‌سازد تا:

برنامه‌ریزی جهت افزایش بهره‌وری سازمان را سریعتر و با خطای کمتری انجام دهند

توسعه سازمان را در مسیر درستی هدایت کنند

از مشکلات احتمالی که با تحلیل داده‌ها و گزارش‌های مختلف مشخص می‌شود پیش‌گیری کنند

بر این اساس HRMS نیز از این قاعده مستثنی نبوده و موارد فوق از مزایای کلیدی استفاده از این نرم‌افزارها است. مثال‌هایی از این مزایا در ادامه آمده است.

بعنوان مثال، اگر یکی از کارمندان در ماه‌های اخیر، با تاخیر و بصورت نامنظم در محل کار حاضر می‌شود، ممکن است دلایل مختلفی داشته باشد. یکی از این مشکلات بی‌انگیزگی در محیط کار و یا بروز اختلافات و مشکلات خانوادگی است. ارائه گزارش‌های هوشمند و اخطارهایی که از HRMS حاصل می‌شود، تیم HR را واخواهد داشت تا در جلساتی هدفمند با شخص مذکور و یا مدیران مربوطه، مساله را عارضه‌یابی کرده و از خروج احتمالی نیروی کار پیش‌گیری نماید.

نمونه دیگری از مزایای استفاده از HRMS، تدوین هوشمند شرایط احراز و شرح وظایف برای سمت‌های سازمان است. بعنوان مثال جمع آوری داده‌های دموگرافیک در کنار بازدهی و ماندگاری کارکنان، می‌تواند مشخصاتی را برای جذب نیروهای جدید در سمت های تجربه شده بدست دهد. مانند محل زندگی، نوع زندگی، تعداد افراد خانواده و ….. این داده ها معمولا عاری از خطاست و بهتر می‌توان بر اساس آن نتیجه گیری کرد.

یکی از اطلاعاتی که عموما برای مدیران واحدها یا مدیران سازمان مهم و با ارزش است، اطلاع از وضعیت عمومی و روندهای سازمان است. تنها راهی که این را ممکن می سازد، ارائه داشبوردهایی بر اساس داده‌های جمع‌آوری شده و طبقه‌بندی شده است که بصورت زنده و بر اساس داده های جدید به‌روز شده و قابل استناد است. این گزارشات عموما شامل، وضعیت رفت و آمد پرسنل، فرآیندهای جذب و استخدام، متوسط پرداختی کارکنان و … است.

از دیگر فواید سیستم جامع اطلاعاتی، جلوگیری از خطاهاست، مانند خطای محاسبات حقوق و دستمزد، ثبت اطلاعات نامعتبر هویتی و محل زندگی، متن قرارداد. اعلان‌های بموقع و در تاریخ‌های مقرر، مانند اعلان تاریخ اتمام قرارداد و تمدید قرارداد بموقع، که از مواردی است که کارفرمایان را از مشکلاتی که برای آن‌ها پیامدهای قانونی ناخوشایندی خواهد داشت، می‌رهاند.

پیش بینی و پیش گیری از مشکلات احتمالی بر اساس داده های جمع آوری شده عموما نتیجه‌ای به نفع سازمان و واحد منابع انسانی در پی خواهد داشت.

 برترین نرم‌افزارهای HRMS

نرم‌افزارهای HRMS را در سه دسته کلی می‌توان طبقه‌بندی کرد. ماژول‌های منابع انسانی توسعه داده شده بعنوان بخشی از نرم‌افزارهای ERP، ماژول‌های منابع انسانی بعنوان بخشی از نرم‌افزارهای مالی، و راهکارهای اختصاصی و مستقل مرتبط با فرآیندها و امور منابع انسانی. برخی از مشهورترین این سیستم‌ها در ادامه آمده است.

HRMSها بعنوان بخشی از ERP:

• Success Factors (ماژول منابع انسانی SAP)
• Workday
• Oracle
• Odoo

منابع انسانی از دیدگاه حسابداری و مالی

• منابع انسانی راهکاران
• سپیدار
• رایورز
• شایگان

راهکارهای اختصاصی منابع انسانی

• ADP
• Bamboo
• Suit HR

 جمع‌بندی

هدف آنچه که در این مقاله بیان شد، معرفی کلی و آشنا کردن مدیران و صاحبان کسب و کارها با مفاهیم پایه و امکاناتی است که هر کدام جزییات، فواید، نمونه‌های استفاده و مزایای بیشماری خواهد داشت. مثال‌های متعددی از تصمیم‌گیری‌های نادرست ممکن است در ذهن مدیران هوشمند کسب و کارها وجود داشته باشد، که اذعان داریم بدون استفاده از امکانات و تکنولوژی‌های جدید، دوری گزیدن از آن‌ها در مسیر رشد و پیشرفت ناممکن می‌نماید. با این حال تصمیم‌سازی و قدم‌های هوشمندانه‌تر در کنار دوری از خطاهای انسانی در امور جاری، موجب هم‌افزایی بیشتر، دوری از هدر رفت هزینه‌های مالی و انسانی، افزایش بهره‌وری و از همه مهمتر اطمینان خاطر در مسیر توسعه کسب و کار خواهد بود.

References

Alshibly, H. H. (2011). Human Resource Information Systems Success Assessment: An integrative model. Austrailian Journal of Basic and Applied Science, Volume 5.

Strohmeier, S. (2007). Research in e-HRM: Review and implications. Human Resource Management Review, Volume 17, Issue 1, 19-37.

[1] Human Resource Management System

[2] Human Resource

[3] Online Reporting Dashboard

[4] Internal Social Network Platform

[5] Company Communication Solution

[6] Gamification

[7] SaaS (Software as a Service)

[8] Electronic Human Resource Management

[9] Human Resource Management System

[10] Employee Self Service

[11] Local Network (Ethernet)

[12] Database

[13] Enterprise Resource Planning