مقدمه

از دیرباز احراز هویت افراد در جایگاههای مختلف از اهمیت بالایی برخوردار بوده است. احراز هویت در معاملات، ورود و خروج از کشور، جریانات مالی، و … یکی از جایگاههایی که احراز هویت اشخاص اهمیت بسیار بالایی دارد، در زمان استخدام و بکارگیری آنها در سازمانهاست. سازمان باید بداند فردی که قرار است به عنوان نیروی کار استخدام کند دارای چه مشخصات هویتی است و برای این موضوع نیاز است مدارک شناسایی هویتی شخص را رویت و تصاویر آن را در سوابق خود نگهداری نماید. علاوه بر آن برخی قوانین و مقررات حاکمیتی نیز وجود دارد که سازمانها را ملزم به شناسایی و تایید مدارک هویتی افراد در زمان استخدام می‌کند. از این رو در بدو ورود افراد به سازمانها، پرونده پرسنلی تشکیل و بر اساس الزامات قانونی و ضوابط سازمان، مدارک هویتی افراد از آنها درخواست و در جایگاهی تحت عنوان پرونده پرسنلی، نگهداری می‌گردد. پرونده های پرسنلی می توانند به صورت فیزیکی و یا الکترونیکی تهیه و مورد استفاده قرار گیرند. 

در این مقاله قصد داریم به نحوه پرونده پرسنلی کارکنان، نحوه‌ی تشکیل و مزایا و معایب آن اشاره نموده و دلایل اهمیت موضوع را تشریح نماییم.  

 

مدارک هویتی افراد

هر فرد در هر کشوری که زندگی کند یکسری مدارک شناسایی هویتی دارد. از جمله شناسنامه، کارت شناسایی، مدارک پایان دوره‌های ضروری و … در ایران نیز مدارک هویتی که بایستی افراد از بدو تولد تهیه و در طول عمر خود بر اساس قوانین جاری آنها را به روزرسانی نمایند وجود دارد. این مدارک هویتی در ایران عبارتند از: شناسنامه، کارت ملی هوشمند، و کارت پایان دوره خدمت سربازی برای آقایان. مدارک هویتی که سازمانها از متقاضیان همکاری خود می‌خواهند علاوه بر مدارکی که اشاره شده، سایر مدارک از جمله: عکس و در صورت وجود سوابق بیمه‌ای، کد بیمه اجباری (تامین اجتماعی، خدمات درمان، نیروهای مسلح، بانکها)، شناسنامه و کارت ملی افراد تحت تکفل آنها در صورت وجود (شامل همسر، فرزند، پدر و مادر)، آخرین مدرک تحصیلی، گواهی سوابق کاری فرد در سازمان های قبلی، گواهی عدم سو سابقه کیفری، گواهینامه رانندگی برای مشاغل مرتبط، گواهینامه رانندگی برای ماشین‌های خاص مانند لیفتراک و لودر و … نتایج آزمایشات بدو استخدام فرد و تاییدیه سلامت پزشک طب کار، و شماره حساب بانکی به همراه اطلاعات کامل آن برای پرداخت حقوق به فرد. این مدارک به طور عمومی در اغلب سازمانهای ایرانی از افراد متقاضی همکاری مطالبه می‌شود. در برخی سازمانها، مدارک بیشتری هم دریافت می‌شود: مانند سوابق حضور در جبهه، سوابق ایثارگری، سوابق جانبازی و … که البته این موارد بیشتر در سازمانها و ارگانهای دولتی درخواست می‌شود و اگر افراد این مدارک را داشته باشند می‌توانند بر اساس قوانین جاری از مزایایی برخوردار شوند. در برخی از سازمان ها که خدمات سرویس های ایاب و ذهاب نیز وجود دارد، ارائه مدارک احراز محل سکونت مانند سند ملک، یا اجاره نامه نیز از افراد درخواست می شود تا بر اساس آن بتوان مسیر استفاده از سرویس را تعیین نمایند. برای تمام موارد مدارک هوتی افراد می توان از طریق کانال های تعبیه شده قانونی یا تحقیقات محلی، استعلام هم گرفته شود که البته این موضوع بنا به سیاست های سازمان تعیین می گردد. 

مدارک سازمانی

منظور از این مدارک، مدارکی هستند که فی مابین سازمان و افراد بوده و توافقاتی بر اساس آنها بین دو طرف انجام شده است. این مدارک می تواند شامل قراردادهای همکاری، احکام، ابلاغیه‌ها، درخواستها، تضامین حسن انجام کار برای کارکنان، موارد تشویق و تنبیه کارکنان، گواهی‌های صادره توسط شرکت به درخواست فرد برای ارائه به بانکها و ارگانها، مکاتبات رسمی با دوایر دولتی در خصوص معرفی فرد به عنوان نماینده سازمان، تسویه حساب افراد پس از خروج از سازمان و … باشد. 

مدارک آموزشی

به گواهینامه های آموزشی فرد اطلاق می شود از طریق حضور وی در دوره های آموزشی کسب شده است. سازمانها برای اطلاع از میزان دانش افراد معمولا در بدو استخدام، گواهی های آموزشی افراد را مطالبه و تصاویر آنها را در پرونده پرسنلی نگهداری می کنند. این گواهی ها فارغ از اثربخشی دوره های آموزشی گذرانده شده، علاوه بر اینکه میزان دانش فرد را تا حدودی برای سازمان تعیین می‌کنند، می‌توانند در نیازسنجی آموزشی افراد در طول مدت همکاری با سازمان تاثیرگذار باشند. 

مزایای تشکیل پرونده پرسنلی

تشکیل پرونده پرسنلی در سازمان در بدو استخدام می تواند مزایایی برای سازمان و حتی خود افراد داشته باشد، که ذیلا به آن اشاره می کنیم: 

– احراز هویت فرد برای سازمان 

– تطبیق اطلاعات فردی، تحصیلی، سوابق کاری با آنچه که در رزومه فرد ارائه شده است

– تطبیق سوابق تحصیلی 

– حصول اطمینان از سلامت جسمانی منطبق با شغل 

– حصول اطمینان از نداشتن سوابق کیفری افراد 

– استناد به مدارک و اسناد بایگانی شده در پرونده در زمانهای نیاز 

– استفاده از مدارک و سوابق دریافتی و بایگانی شده در زمانهای بروز اختلافات کارفرمایی و کارگری

– بررسی پرونده افراد در صورت جابجایی درون سازمانی، ارتقا، و یا خروج 

– مراجعه به پرونده پس از خروج افراد در صورت نیاز 

 
پیشنهاد راه حل برای شرکت‌های با جمعیت کم و متوسط

اگر شما هم صاحب شرکتی کم جمعیت یا با جمعیت متوسط هستید، یا در این نوع شرکت‌ها فعالیت‌می‌کنید، بهترین راه‌حلی که در کشورهای توسعه یافته برای این موضوع در نظر گرفته شده،‌ استفاده از خدمات برون سپاری حوزه اداری و منابع انسانی است. به این ترتیب که بخش ادارای خود را به شرکت‌های متخصص این حوزه بسپارید و از مزایایی آن با سرمایه‌گذاری کمتر بهره‌مند شوید. یکی از خدماتی که در برونسپاری بخش اداری برای سازمانها انجام می شود تشکیل پرونده پرسنلی است که از ابتدایی ترین و اصلی ترین اقدامات واحد اداری و شروع به کار افراد می باشد. 

نتیجه‌گیری

در بسیاری از سازمانها، به خصوص سازمانهای کوچک و کم جمعیت، موضوع تشکیل پرونده پرسنلی بسیار بی اهمیت تلقی شده و همین موضوع به ظاهر کوچک و بی اهمیت، بسیاری از کارفرمایان را دچار مشکلات و معضلات اساسی می کند. نداشتن سوابق و مدارک از کارکنان، خیلی از کارفرمایا را در دعاوی حقوقی کارفرمایی و کارگری دچار زیان کرده و به دلیل نداشتن همین مدارک، کارفرمایان مجبور به پرداخت های خارج از توافق با کارکنان خود شده اند. و این در حالی است که می توان با کمترین انرژی مصروفه و بر اساس قوانین و عرف سازمانها، به خوبی از این موضوع جلوگیری کرد.

مخلص کلام را سعدی علیه الرحمه در بیت زیر به خوبی بیان کرده است: 

طلب منصب فانی نکند صاحب عقل 

عاقل آن است که اندیشه کند پایان را 


به اشتراک بگذارید

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on print
Share on email

مطالب پیشنهادی

logo-radman-512

شرکت رادمان، در زمینه مشاوره مدیریت منابع انسانی، آموزش مهارت‌های انسانی و استعدادیابی فعالیت می‌نماید. مشاورین رادمان متخصص در ‍پیاده‌سازی نظام‌های نوین منابع انسانی در شرکت‌های مختلف هستند.

خبرنامه

برای اطلاع از جدیدترین مطالب مرتبط با منابع انسانی، در خبرنامه رادمان عضو شوید.