هرآنچه می‌باید در مورد حکم کارگزینی بدانیم

مقدمه

شروع به کار فرد در سازمان، و یا تغییر شرایط استخدامی او، مستلزم طی مراحل قانونی و روال‌های اداری خاصی است که هدف آنها اطمینان از تطابق فعالیت‌های سازمان با قوانین و مقررات موجود کشور است. یکی از مهمترین این رویه‌ها، صدور حکم کارگزینی است که در واقع ابلاغ رسمی استخدام، یا تغییر در شرایط استخدامی فرد است. تمامی اطلاعاتی که از منظر زمینه همکاری فرد با سازمان دارای اهمیت باشد، در این حکم منعکس شده و بنابراین نظام اداری و همچنین مالی سازمان حکم کارگزینی را به رسمیت می‌شناسند و تمامی عملیات اداری و مالی بر مبنای این حکم شکل می‌گیرند. همین موضوع به تنهایی کفایت می‌کند تا نگاهی دقیق‌تر به حکم کارگزینی و شرایط صدور و صحت آن بیاندازیم.

حکم کارگزینی چیست

حکم کارگزینی سند رسمی اشتغال فرد در سازمان است، و به بیان دیگر، تایید می‌کند سمتی خاص تحت شرایطی معین به فردی مشخص اختصاص یافته است. اینکه فرد برای انجام چه شغلی، در چه ساعت کاری، تحت چه شرایطی و با چه حقوقی استخدام شده است، در این حکم منعکس می‌شود. حکم کارگزینی جایگاه فرد را در چارت سازمانی نشان می‌دهد و به ما می‌گوید او از نظر سلسله مراتبی در کجای سازمن ایستاده است. با توجه به اینکه تمامی اطلاعات اداری، مالی و استخدامی فرد در حکم کارگزینی ثبت می‌شود، باید این موضوع را درنظر داشت که حکم کارگزینی هم برای کارفرما و هم برای کارگر جنبه‌ای حقوقی و تعهدآور دارد.
این حکم همچنین می‌تواند نشان‌دهنده تغییر وضعیت استخدامی فرد شاغل در سازمان نیز باشد. مواردی مانند ارتقاء شغلی، افزایش حقوق، تغییر شغل و مانند آن از جمله اتفاقاتی هستند که امکان دارند در دوره فعالیت فرد در سازمان رخ دهند. در چنین مواردی، صدور حکم کارگزینی با شرایط جدید، ما را از تنظیم قرارداد کاری جدید بی‌نیاز می‌کند. این مسئله بویژه در آن دسته از سازمان‌هایی اهمیت بالاتری دارد که قراردادهای همکاری طولانی مدت منعقد می‌کنند.

نکات مهمی است که باید در تنظیم حکم کارگزینی بدان توجه کرد

• اطلاعات هویتی کارمند: شامل نام، نام خانوادگی، شماره ملی و شناسنامه، وضعیت تاهل، محل تولد، تحصیلات، سوابق و سایر اطلاعات مورد نیاز.
• مزایا و حقوق و دستمزد کارمند: شامل حقوق ثابت، پاداش، حق مسکن، حق اولاد، سختی کار، حق سرپرستی و سایر عوامل حکمی دیگر.
• هویت شغلی و سازمانی کارمند: محل جغرافیایی خدمت سازمانی، عنوان، ردیف و رسته شغلی، واحد سازمانی محل خدمت، پست سازمانی، نوع استخدام و برخی موارد دیگر.
نکته مهم دیگر آن است که این حکم غالبا در سه نسخه تهیه می‌شود؛ یک نسخه در اختیار فرد، یک نسخه در اختیار واحد منابع انسانی و نسخه دیگر نیز جهت محاسبه حقوق و دستمزد به واحد مالی داده می‌شود.
باید توجه کرد که در صورت بروز دعاوی حقوقی بین کارکنان با سازمان، حکم پرسنلی معمولا می‌تواند جزء اسناد حقوقی مورد استناد برای مراجع ذی‌صلاح باشد. از همین رو در تدوین و صدور آن باید دقت کافی به خرج داد.

انواع حکم کارگزینی

حکم کارگزینی را می‌توان، براساس نوع سازمان و همچنین رابطه استخدامی، به چندین نوع تقسیم‌بندی کرد که هر کدام علی‌رغم برخی شباهت‌ها، دارای تفاوت‌ها و نکات مربوط به خود هستند. معمولا در یک نگاه کلی نظام استخدام کشور به دو بخش خصوصی و دولتی تقسیم‌بندی می‌شود. هر کدام از این دو بخش به طرق مختلف از جمله استخدام رسمی، پیمانی، قراردادی، شرکتی و خرید خدمت اقدام به جذب و تامین نیرو می‌کنند و اگرچه کلیات فرایند صدور حکم کارگزینی در آنها مشابه است، تفاوت‌هایی نیز با یکدیگر دارند. معمولا در بخش دولتی بیشتر از عنوان حکم پرسنلی به جای حکم کارگزینی استفاده می‌شود. به هر حال در زیر به برخی از رایج‌ترین انواع حکم کارگزینی اشاره شده است:
• حکم استخدام: در بدو استخدام فرد صادر می‌شود
• حکم تغییر غیر ریالی: درصورتی که سمت فرد تغییر کند، اما شرایط پرداخت او تغییری نداشته باشد، این نوع حکم صادر می‌شود
• حکم تغییر حقوق و مزایا: درصورتی که حقوق و مزایای فرد به هر دلیل تغییر کند، می‌باید برای او حکمی جدید صادر شود
• حکم مرخصی پزشکی: باتوجه به اینکه در دوره مرخصی پزشکی، رابطه کارگر/کارفرمایی قطع نمی‌شود، اما پرداخت حقوق و بیمه به سازمان تامین اجتماعی مخول می‌گردد، می‌باید حکمی خاص در این زمینه صادر شود
• حکم پایان خدمت: در پایان دوره همکاری فرد با سازمان صادر شده و نشان‌دهنده خاتمه رابطه کارگر/کارفرمایی می‌باشد.

 

نکاتی که باید در صدور احکام پرسنلی به آنها توجه کرد

شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف بسته به خصوصی یا دولتی بودن سازمان، نوع قرادادها و عوامل دیگری از این دست، می‌باید در هنگام صدور احکام پرسنلی ملاحظاتی را درنظر بگیرند تا از بروز اختلافات حقوقی احتمالی در آینده جلوگیری کنند. از جمله این نکات می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• رعایت قوانین کار، تامین اجتماعی و بخشنامه‌های صادره از طریق وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی. درصورتی که موارد مندرج در حکم کارگزینی مغایرتی با قوانین جاری کشور داشته باشند، از درجه اعتبار ساقط خواهد شد. 

• رعایت طرح طبقه بندی مشاغل: باتوجه با اینکه از نظر قانونی اجرای طرح طبقه‌بندی مشاغل در شرکت‌هایی که دارای بیش از 50 نفر پرسنل هستند الزامی است، اگر طبقه‌بندی مشاغل را در شرکت خود اجرایی کرده‌اید، اطلاعات شغلی کارمند می‌باید بر آن اساس تنظیم شود.

• توجه به سوابق کاری، میزان تحصیلات، پست سازمانی و دیگر اطلاعات فردی و شغلی

• اطمینان از عدم مغایرت با آیین‌نامه‌های داخلی سازمان.

واحد کارگزینی بعد از لحاظ کردن موارد فوق اقدام به صدور احکام پرسنلی می نماید و در طول سال در صورت تغییر در قوانین مرتبط یا ارتقاء کارکنان و شروع هر سال مالی مجددا احکام جدیدی را صادر خواهد کرد وتاریخ اجرای حکم نیز درج خواهد شد.

به این نکته نیز توجه کنید که تمامی عوامل حکمی مندرج در حکم کارگزینی (مانند حقوق پایه، حق جذب، و مانند آن) همواره بر مبنای یک ماه (30 روز) تنظیم می‌گردند و بنابراین محاسبات برای ماه‌های 31 روزه یا 29 روزه به تناسب تغییر خواهد کرد. 

 
جمع‌ بندی

حکم کارگزینی مانند زبان مشترکی است که سیستم اداری – کارگزینی را به سیستم مالی – حسابداری سازمان پیوند می‌دهد. به بیان دیگر، اطلاعات افراد به محض ورود به سازمان می‌باید به زبانی ترجمه شوند که هم برای نظام اداری و هم نظام مالی سازمان قابل درک باشد، حکم کارگزینی نقش همین زبان مشترک را برعهده دارد و بنابراین بی‌توجهی به آن می‌تواند فرایندهای مالی و اداری سازمان را دچار اختلال کند عواقبی جدی متوجه کارفرمایان سازد.

نویسنده: آرش رضاپور 

 

به اشتراک بگذارید

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on print
Share on email

مطالب پیشنهادی

logo-radman-512

شرکت رادمان، در زمینه مشاوره مدیریت منابع انسانی، آموزش مهارت‌های انسانی و استعدادیابی فعالیت می‌نماید. مشاورین رادمان متخصص در ‍پیاده‌سازی نظام‌های نوین منابع انسانی در شرکت‌های مختلف هستند.

خبرنامه

برای اطلاع از جدیدترین مطالب مرتبط با منابع انسانی، در خبرنامه رادمان عضو شوید.